Asiantuntija ja johtaja: kuinka keskityt arjessa paremmin ja oleelliseen?

Jatkan yleisön toiveiden täyttämistä blogissani ja vastaan lukijan esittämään kysymykseen ”kuinka keskittyä paremmin ja oleelliseen?”

Uskon tietäväni mistä puhun

Kirjoituksiani enemmän lukeneet ehkä muistavat, että olen ollut sekä suunnittelija, tekijä että myös projektien, tiimin ja asiakkuuksien vetäjä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että  tunnen melko kokonaisvaltaisesti sen paineen, mitä asiantuntijaorganisaatio kohtaa päivittäisessä työssään: Tarpeet ja briiffit muuttuvat. Palautetta putoilee pöydälle ennen kuin edellistä iteraatiota on vielä ehtinyt käsitellä. Valmista pitäisi olla mielellään jo eilen. Bisnesjuna kulkee usein tempoillen ja onkin suoranainen ihme, että se pysyy kasassa oheista 3D-simulaatiota paremmin…

Hullua kyllä, yllä kuvattu tapahtumaketju on kuitenkin valtava mahdollisuus sen tiedostaville! Näin tietenkin siksi, että koska isossa kuvassa koko bisnesmaailma toimii about noin, on laatu väkisinkin mitä sattuu. Jos ja kun yksilö tai organisaatio sitten kykenee pitämään junan kasassa, on sen lähes väistämätön seuraus laadulla erottuminen markkinasta. Sanomattakin on selvää, että johtaja junan puikoissa on erityisen ratkaiseva tekijä.

Kun päivät ovat silppua

Ihmisellä menee keskimäärin 25 minuuttia päästä takaisin keskittyneeseen tilaan, kun häntä on häiritty. Ajatus kykeneväisyydestä mentaaliseen moniajoon on useassa tutkimuksessa osoitettu harhaksi. Todellisuudessa moniajo heikentää laatua ja tuloksia. Esimerkiksi Helena Åhman mainitsee kirjassaan ”Mielen johtaminen organisaatiossa”, että jo kahta yhtäaikaista tehtävää suorittavat ihmiset vastaavat älyllisesti noin 7-8 vuotiasta lasta.

Kiireellä moniajon perustelu on lähinnä huonoa (itsensä) johtamista, mutta ehkä myös merkki ärsykeaddiktiosta. Tehtävästä toiseen hyppiminen kun aktivoi mielihyväkeskusta ja saa siksi monet maaniseen tuhon kierteeseen, jossa työn laatu lähestyy lopulta nollaa. Pitkään jatkuneena moniajon aiheutta stressi voi aiheuttaa jopa pysyviä vaurioita aivoissa. Eli kyseessä ei ole asia, joka kannattaa ohittaa olankohautuksella.

Ratkaisu ongelmaan on aikataulutuksen kunnioittaminen ja myös muiden kuin tehtävässä vaadittavien ohjelmien sulkeminen. Varsinkin sähköposti, pikaviestimet ja sosiaalinen media ovat äärimmäisen pahoja keskittymisen romuttajia. Työssä jossa joku muu kontrolloi tekemisiä, kannattaa esim. one-to-onessa käydä läpi moniajon haittoja asiantuntijatyön laatuun ja lopulta myös työhyvinvointiin. Tai sitten linkata tätä kirjoitusta eteenpäin.

PROTIP: kannattaa katsoa oheinen Googlen video aikataulutuksen kunnioittamisesta.

Mikä sitten on oleellista?

Ikuisesti tiedonjanoiselle ihmiselle kuin minä, haasteena ei ole oppia tai löytää uusia kiinnostavia asioita, vaan valita mahdollisuuksien merestä se mikä on oleellista. Klisee tai ei, mutta on tärkeää ymmärtää, että jokainen ohikiitävä hetki on uniikki. Menetetty raha on mahdollista ansaita takaisin korkojen kera, mutta kulutettu aika ei koskaan palaa.

Oleellisuuden pohtimisen ongelmaan johtamisguru John C. Maxwell tarjoaa työkaluksi itselleen kehittämää kolmen kysymyksen ohjetta:

1. Missä uutta tietoa voi käyttää?
2. Koska voin käyttää tätä tietoa?
3. Kuka uutta tietoa tarvitsee?

Itse lisään listaan usein vielä neljännen kysymyksen kun kyse on bisneksestä:

4. Millä hinnalla tiedon synnyttämää osaamista voi myydä?

Esimerkiksi minä opiskelen tällä hetkellä paljon tietoa mm. aivojen toiminnasta ja perustelen sen seuraavasti:

1. Missä uutta tietoa voi käyttää? Uusien asiakkaiden hankinnassa ja nykyisten aina paremmassa palvelussa
2. Koska voin käyttää tätä tietoa? Arjessa: palvellakseni asiakkaita tarvitsen omien aivojen lisäksi asiantuntijoita, joiden aivoilla on parhaat mahdolliset kognitiiviset edellytykset luovaan suunnitteluun.
3. Kuka uutta tietoa tarvitsee? Asiantuntijat ja erityisesti projektijohto. Minun tavoitteeni on kuitenkin pukea teoreettinen tieto käytännön prosesseiksi, eikä keulia knoppitiedolla.
   (Saatan kyllä usein syyllistyä antamaan vaikutelman jälkimmäisestä, koska olen niin innoissani tiedosta.)
4. Millä hinnalla tiedon synnyttämää osaamista voi myydä? Koska Sherpassa tavoitteemme on aina asiakkaan myynnin merkittävä kasvattaminen, on syytä varautua tavoitteita vastaavalla budjetilla. Ts. aina laadukkaampi suunnittelu vaatii enemmän aikaa aivoille ja sitä kautta suuremman laskutuksen.

Tuloksia toistettavilla prosesseilla

Tehokkain tapa saada aina parempia tuloksia on kehittää valittua strategiaa toteuttavia prosesseja: kaoottinen sinne tänne säntäily on sama kuin lottoaisi. Joku irtoyritys saattaa onnenpotkulla olla 7 oikein (mahdollisuus 7 oikein tulokseen on 0,0000053638 %), mutta on huomattavasti todennäköisempää onnistua etsimällä markkinasta omaa intohimoa koskettava tarve ja lähteä täyttämään tuota tarvetta systemaattisesti. *

Siksi hyvän johtajan yksi tärkeä tehtävä on luoda prosesseja, jotka johtavat konkreettiaan. ”Hyvin suunniteltu on vasta puoliksi tehty” ja “sanoista tekoihin” ovat muuten Sherpan toimintaa ohjaavia ajatuksia. Tämä ei tietenkään vähättele suunnittelun tärkeyttä, ei tietenkään, mutta nämä sitaatit muistuttavat konkretian tärkeydestä.

Prosessia kehittäessäsi voit lähestyä sitä oheisen mallin mukaisesti. Systeemi on lainattu ja hiukan yksinkertaistettu J.C. Maxwellin kirjasta ”The 15 Invaluable Laws of Growth”

1. Iso kuva – Tukeeko prosessi organisaation strategiaa?
2. Prioriteetit – onko prosessi linjassa organisaation arvojen kanssa? Jos luovuus on kriittinen tekijä, onhan niin, että prosessi ei kehitä epäonnistumisen pelkoa? Pelko on antimateriaa luovuudelle.
3. Mittaaminen – ovatko prosessin tulokset mitattavia?
   

   ”Sitä saa mitä mittaa!”

4. Jumppaaminen – onko systeemi parempi kuin vanha? Älä pelkää muuttaa prosessia, jos se ei toimi. Ohjeena John C. Maxwell antaa kuitenkin, että odota ainakin kolme viikkoa ennen kuin arvioit tuloksia. Tarkka aika riippuu tietenkin bisneksestä.
5. Jatkuvuus – onko prosessi toistettava vai liian vaikea? Esittele prosessisi maallikolle ja katso saatko hänet ymmärtämään asian. Ole myös avoin palautteelle, usein asia näyttäytyy liian monimutkaisena kun sitä katsoo läheltä.

Synninpäästö

Historiallisesti tarkastellen on ollut elintärkeää havaita muutoksia ympäristössä. Vaanivan luolaleijonan äkkääminen, ennen kuin on liian myöhäistä, on johtanut poikkeamia helposti poimivien perimän vahvistumiseen.

Nykymaailmassa muutoksia ja poikkeamia on kuitenkin valtavasti enemmän, kuin vaikkapa vain 100 vuotta sitten – kehon sensorit kun eivät tee suurta eroa avokonttorin tai luolaleijonan välillä.

Tästä johtuen tehokkain tapa keskittyä on poistaa häiriötekijöitä ympäristöstä, eli joko vetäytyä omaan rauhaan toimiston vapaaseen neukkariin, tehdä keskittymistä vaativa työ etänä, laittaa musiikki pois (tai sitten kuuntele sinulle tuttua musiikkia) ja ehdottomasti poistaa jo mainitut ilmoitukset pikaviestimistä, sähköpostista ja sosiaalisen median sovelluksista.

On mielestäni melkoinen tragedia, että muinainen vahvuus on kääntynyt haittatekijäksi, joka pahimmillaan torpedoi kehitystä, aiheuttaa jopa aivovaurioita ja torpedoi suurien asioiden saavuttamista. Asioiden tiedostaminen antaa onneksi mahdollisuuden hillitä signaalitulvaa, mutta helppoa se ei ole. Juna alkaa tempoilla uudestaan luvattoman helposti, ja siksi johtamisen on oltava jatkuvaa, myös itsensä johtamisen.

Hyppää mukaan!

Toivottavasti sait kirjoituksesta työkaluja oman ja organisaation arjen hallintaan aina paremmin. Kuulisin mielelläni ajatuksistasi tai kokemuksistasi täällä LinkedInissä.

Ja mikäli haluat jatkossakin saada vinkkejä hyvään johtajuuteen, myyntiin, markkinointiin ja brändäämiseen, tilaa blogini uutiskirjeenä syöttämällä sähköpostisoitteesi alla olevaan kenttään.

Sähköpostiosoitettasi ei käytetä muihin tarkoituksiin.

*: osa organisaation tuloksesta kannattaa silti ehdottomasti sijoittaa “arpaan” eli tuotekehitykseen. Keskittyminen pelkästään nykyiseen tarjoomaan on lyhytnäköistä, sillä _jokainen_ tuote tai palvelu tulee joskus tiensä päähän.