Kuinka voit antaa palautteen rakentavasti?

”Toi on kyllä ihan paska.”

Valitettavasti yllä oleva lainaus on palautteen aloitus omasta keskenkasvuisesta suustani noin kymmenen vuoden takaa. Puolustuksekseni sanottakoon, että olen syntynyt Porin lähettyvillä ja asunut 22 ensimmäistä elinvuottani niillä nurkilla. Satakuntalainen tapani esittää palautetta ei tuolloin vielä ollut ohjelmoitu pois. Koin vilpittömästi, että suoralla puheella päästään heti asiaan ja näin hommat etenevät sukkelasti. En siis todellaan esittänyt asiaa kuten se pitäisi:

Kirjoitus jatkuu kuvan jälkeen.

Mikä vittu teitä porilaisia vaivaa?

Porispäi tapa puhua on aina ollut kauniisti laitettuna osastoa tyly. Syystä tai toisesta tämä ”tylytys” koetaan niilmai oikeaksi tavaksi. Ei mitään herroje liirumlaarumii, vaan töissä asiat asioina ja rakkaudentunnustukset sitten omalla ajalla. Toki minä kärjistän, se on mieleenpainuvan tarinankerronnan perusjuttuja. Eivät tietenkään kaikki porilaiset ole verbaalisesti invalideja – on siellä paljon muualtakin Suomesta muuttaneita.

No mutta takaisin tarinan alkuun. Ihminen, jota onnettoman huonolla palautteellani opastin, istui kanssani myöhemmin iltaa ja otti tapani ohjata puheeksi: ”Jukka, mulla kesti jonkin aikaa ymmärtää, että sä et ole kusipää. Sä vaan sanot asiat vähän liian tylysti. Ootko harkinnut, että voisit hiukan loiventaa ilmaisua?”

BOOM!

Silloin se iski. Tietoisuus siitä, että suora puhe ei ollut paras tapa antaa palautetta Etelä-Helsingissä. Olin toki jo epäillyt jotain tämän suuntaista, sillä helsinkiläisten tapa kommunikoida tuntui oudon mukavalta. Ihmiset olivat jotenkin – kuinka sen nyt sanoisi – kiltimpiä toisilleen? Tämä oli sekä pelottanut että kiehtonut minua, mutta en varsinaisesti ollut osannut laittaa sormea asian päälle.

Tämä yksi palautekeskustelu sai minut tietoiseksi omasta nykyiseen ympäristööni epäsopivasta ohjelmoinnista ja päätin siltä istumalta pyrkiä parantamaan tapani. En suinkaan väitä, että olisin oppinut kerrasta, mutta muutoksen siemen oli kylvetty ja karkeuteni laimeni pikku hiljaa.

“Prosessin tehtävä on ohittaa ihmisluonto” Jari Sarasvuo

Olen luonnostani ihmisiä hämmentävä yhdistelmä luovuutta ja prosessidiggaria. Jälkimmäisen ominaisuuteni johdosta olen kehittänyt itselleni lukuisia tapoja kaitsea luovaa hedonistia sisälläni.  Niinpä tässä kontekstissa kehitin palauteprosessin, joka meni suurin piirtein näin:

  1. Määrittele työn tavoitetaso.
  2. Kysy kuulumiset ”miten menee, miltä tuntuu, miltä vaikuttaa”
  3. Kysy mitä tässä työvaiheessa tulee arvioida ja mitä ei (kaikki tietävät että keskeneräistä työtä ei saa tuomita)
  4. Kerro kokemuksesi ja keskustele aiheesta tekijän kanssa
  5. Jos kokemukset poikkeavat, perustele mielipiteesi. ”Musta tuntuu” ei ole validi peruste, ei vaikka olisi millainen sulka hatussa.
  6. Pyri kertomaan kuinka kokemusta voisi parantaa, jotta se olisi toimivampi. Toisen pienenkin työn dumaaminen vailla perusteita on äärimmäisen huonoa palautetta.
  7. Älä pelkää muuttaa mielipidettäsi, jos toisen argumentaatio on parempi. Älä koskaan tee asiakastöitä egon avulla. Taide on asia erikseen.
  8. Toista prosessi riittävän usein. Varsinkin tuntemattomamman / junioritason tekijän kanssa parempi liian usein kuin harvoin. Kunnes yhteinen historia toisin todistaa, ei kommunikaatiota voi olla liikaa.
  9. Älä silti mikromanageroi, vaan luota tekijän ammattitaitoon. Mikromanagerointi tekee ihmisistä aloitekyvyttömiä ja vastuuta pelkääviä.
  10. Mikäli tekijä ei koe dialogia mielekkääksi, perustele miksi se on välttämätöntä ja hienotunteisesti vaadi omiin vastuisiisi vedoten, että kommunikaatiota on tapahduttava.
  11. Myöhemmällä iällä opin vielä, että älä poikkea prosessista. Jos et itse ehdi johtaa, valtuuta joku muu ohjaamaan. Tekijä on lähes aina liian lähellä tuotostaan, eikä kykene muistamaan isoa kuvaa. Tämä on myös oma kokemukseni sekä suunnittelijana että tekijänä. Ja tällaista palautetta olen myös saanut tekijöiltä itseltään.

Jos sitten syystä tai toisesta prosessia ei ole mahdollista kokonaisuudessaan noudattaa, tulee se tehdä riskeistä tietoisena.

Pienenä sivuhuomiona haluan mainita, että porilaisten lisäksi on olemassa pieni joukko ihmisiä, jotka eivät halua käyttää aikaa small talkkiin ja muuhun loiventeluun. Tärkeintä heille on kehitys ja tehokkuus, eikä heitä kiinnosta miltä palaute tuntuu. He myös kertovat melko pian, että ”anna palaute suoraan, kiitos.” – kokemuksesta voin myös sanoa, että prosessin rikkominen on yllättävän hankalaa, kun se on muuttunut automaatioksi.

Tiivistettynä

Todellisuudessa edellä esitetty palauteprosessi ei tietenkään ollut noin monimutkainen, eikä sitä edes kannata noin monimutkaisena yrittää muistaa. Homma menee yksinkertaisuudessaan about näin kuten alussa jo esitin:

Kirjoitus jatkuu kuvan jälkeen.

Tämäkään ei luonnollisesti ole absoluutti, vaan lokeroiden sisältö ja määrä riippuu tehtävästä, ihmisistä ja organisaatiomallista. /disclaimer

Mitä sitten tapahtui satakuntalaisuudelleni?

Kuten mainitsin, tulin ohjelmoineeni itseni uudelleen melko tehokkaasti. Paluu entiseen olisi vähän sama, kuin yrittäisi palata vanhaan käyttöjärjestelmään kun uusi on jo asennettu. Uskonkin, että karman käsi on pitkä enkä halua tulevalle minälleni paskaa niskaan. Pikemminkin pyrin hyvittämään parhaan taitoni mukaan mahdollista pahaa karmaani, toimimalla aina oikein kun mahdollista. Mutta aina teoria ei kohtaa käytäntöä, vähän samalla tapaa kuin porilaisella taparikollisella…

Ja jos muistat palautteen annosta yhden asian, muista tämä

Niin metsä vastaa kuin sinne huudetaan.

Share

Vinkkejä johtajuuden kehittämiseen

Edellisessä kirjoituksessani tiivistin seuraavasti: hyvän johtajuuden lähtökohtana on aina miettiä, että kuinka organisaatio tekijöineen voisi loistaa ja menestyä parhaalla mahdollisella tavalla.

“Kyse ei ole koskaan minusta, kyse on aina sinusta!”

On toki tervettä tiedostaa, että muutos perinteisestä “turpa kiinni ja ole kiitollinen työstäsi” firmasta huippumenestyväksi organisaatioksi ei käy yhdessä yössä. Pahimmillaan luottamusta on suolattu vuosia tai jopa kymmeniä, eikä silloin voida olettaa luottamuksen palaavan muutamalla juhlapuheella tai julistuksella.

Tälläisissä tapauksissa voi viedä todella pitkään, että luottamus palautuu. Mikäli tilanne on näin paha, kannattaa muistaa, että anteeksianto alkaa totuuden tunnustamisesta. Sillä niin kauan kuin asioiden todellista tilaa ja tehtyjä virheitä ei tunnusteta, odottaa henkilöstö vain paluuta entiseen paskaan. Tämä vaatii suurta viisautta ja egottomuutta johdolta, mutta mikäli tähän ei olla valmiita, on oikeastaan ihan turha edes haaveilla luottamuksesta ilman johdon tai henkilökunnan vaihtoa.

Anteeksianto alkaa totuuden tunnustamisesta.

Kuuntele, arvosta ja kiitä

Mikäli tilanne ei kuitenkaan ole noin paha, on paljon tehtävissä melko helposti. Inspirointi ja hyvä johtaminen kun ei vaadi mahdottomia. Jo pelkästään kuuntelemalla pääset pitkälle. Todella pitkälle. Ihmiset haluavat puhua itsestään, he haluavat että heitä ymmärretään ja arvostetaan yhteisössä. Se on supersosiaaliselle lajillemme ihan uskomattoman vahva perustarve: olla tärkeä ja hyväksytty. Haluamme olla tärkeitä ja hyväksyttyjä. Ihan jokainen.

Haluamme olla tärkeitä ja hyväksyttyjä.

Muita käytännön vinkkejä saada työntekijät tuntemaan arvostusta ovat esimerkiksi:

  • kommunikoi ja auta ymmärtämään yrityksen merkitys ja tarkoitus, suunta, missä pelataan ja millä suunnitelmalla voitetaan
  • arvosta yhteisösi työtä ja kiitä siitä! et voi koskaan olla liian kiitollinen, mutta muista:
  • ole silti rehellinen ja
  • pidä lupauksesi.
  • kommunikaatiossa käytä voimaannuttavia tarinoita esimerkkeinä – ihmiset muistavat tarinoiden herättämät tunteet. Älä käytä kieltä, jota yleisö ei hallitse: muista, kyse ei ole koskaan sinusta ja sinun asiantuntijuutesi osoittamisesta, vaan yhteisön edusta. Yksilöt voittavat yksittäisiä kisoja, joukkueet mestaruuksia.
  • osoita välittäväsi yrityksen arvoista ja merkityksestä (mikäli et koe näin, pyri kehittämään yritystä parempaan suuntaan, tai jos se ei ole mahdollista; vaihda firmaa.)

Lisää vinkkejä voit lukea vanhemmasta kirjoituksestani: http://jukkaniittymaa.com/2017/03/01/credit-how-to-make-the-change/

Käsittelin maaliskuisessa blogauksessani lähinnä muutoksen tekemistä, mutta CREDIT toimii loistavasti myös ohjenuorana luottamuksen lisäämiseen työyhteisössä.

Kirjoitus jatkuu kuvan jälkeen.

Muista seurata kehitystä

Uskon, että pystyt tekemään organisaatiossasi pieniä ihmeitä – kunhan vain noudatat huolellisesti edellä esitettyjä vinkkejä. Ja jos mahdollista, teetä kysely tiimisi/organisaatiosi fiiliksistä. Pidä kysely aidosti anonyyminä ja niin tiiviinä kuin mahdollista. Lyhimmillään voit kysyä esimerkiksi näin:

  1. Vaihtaisitko työpaikkaa mahdollisuuden tullen? Kyllä / En
  2. Miksi vaihtaisin / en vaihtaisi.

Voit tietenkin käyttää ulkopuolista konsulttia (tarvittaessa ota yhteys ja annan sinulle hyvän kontaktin), tai sitten teettää tai tee oma kysely esimerkiksi https://fi.surveymonkey.com/ ohjelmalla. Sen käyttö on verrattain helppoa ja yleensä suurimmaksi haasteeksi tuleekin saada ihmiset vastaamaan kyselyyn – siksi suosisin ainakin aluksi mahdollisimman lyhyttä kyselyä. Suppea tulos on parempi kuin ei ollenkaan tulosta. Mikäli mahdollista ja haluat vastauksia laajempaan kyselyyn, kannattaa harkita motivoivan porkkanan asettamista vastaajille.

Kun lopulta saat selville lähtötilanteen ja seuraat kehitystä tulevilla laajennetuilla kyselyillä, pysyt itse motivoituneena ja myös kärryillä siitä, että miten organisaation fiilis kehittyy. Muista pitää alkuperäiset kysymykset osana laajennettuja kyselyjä, näin säilytät seurannan. Ja kun taloudelliset tulokset alkavat kohentua työtyytyväisyyden perässä, on johtajankin yleensä helpompi hengittää.

Muistathan myös, että voit seurata omaa kehitystäsi täyttämällä edellisessä kirjoituksessa jakamaani excel-pohjaa johtajuuden itsearviointia varten: EBL_johtajuuden_itsearviointi-v1_2017

Kirjoitukseen kulunut aika: noin 3 tuntia
Kirjoituksen lähteenä ja inspiraationa: People With Purpose, Kevin Murray

Share

Johtajan tärkein ominaisuus – eli miksi hyvä johtaja ei käyttäydy kuin kolmevee

Paljon hyvää johtajuutta kiteytyy ajatukseen “kyse ei ole koskaan minusta, kyse on aina sinusta.” Esimerkillinen ja aina parempaan pyrkivä johtaja pyrkii miettimään aina ihmisten ja organisaation etuja. Hän on henkisesti yli 3 v. tasolla, ja kykenee toimimaan ennen kaikkea yhteiseksi hyväksi – kokien aidosti, että tämä palvelee myös hänen henkilökohtaista kehitystään.

Tämä ei tarkoita, että egoton johtaja tulisi jättää huomiotta ja palkitsematta. Se olisi tyhmää jo siitäkin syystä, että hyvät kyllä erottuvat massasta ja löytävät paikan, jossa palkitaan työtyytyväisyyden hedelmästä tuloksen ohella.

“Se, mistä palkitaan, toistuu!”

Hyvä johtaja ei anna egon ohjata ts. käyttäydy kuin kolmevuotias

MLL:n sivuilla sanotaan kolmevuotiaasta:

“3-vuotiaalla on jo selkeä tietoisuus omasta minästään. Hän yleensä käyttääkin itsestään sanaa minä ja ilmoittaa usein: ”Minä haluan!””

Edellinen toimii hyvänä aasinsiltana ns. old-school johtajaan, jota ego ohjaa kuten uhmaikä kolmevuotiasta. Egonsa ohjaama johtaja ajatteleekin esimerkiksi näin:

  • “Minä haluan! Minä olen johtaja, siksi minun sanani on laki.”
  • “Näin tehdään, koska näin on aina tehty ja minä käsken.”
  • “Kaikki tulokset ovat minun ansiotani, muut vain hankaloittavat työtäni.”
  • “Tämä muutos on minulle vaikea, minä en halua sitä siksi.”
  • “Mitä minä hyödyn tästä?”

Edellisen kaltainen ajattelu on historiallisesti tarkasteltuna ollut ilmeisen vallitseva tapa, mutta nykytutkimuksen valossa väärä ja primitiivinen johtamisen lähtökohta. Lukemalla tätä kirjoitusta pidemmälle saat lisää kättä pidempää miksi näin on.

Ja se johtajan tärkein ominaisuus on…

Allekirjoitan seuraavassa siteeraamani tutkimuksen tulokset. Saadakseen selville hyvän johtajan ominaisuudet, tutkimusyritys nimeltä YouGov haastatteli 2121 työntekijää ja kysyi, että millainen oikein on hyvä johtaja?

Ylivoimaisesti tärkeimmäksi ominaisuudeksi nousi kyky saada työntekijä tuntemaan itsensä tärkeäksi ja arvostetuksi. Kyselystä selvisi myös, että iso osa johtajista on harhaisia omasta kyvystään toimia edellä mainitusti. Sillä kysyttäessä 1884 johtajalta (joista 134 oli toimitusjohtajia) 73% sanoi saavansa työntekijät tuntemaan arvostusta. Työntekijöistä kuitenkin vain 40% koki saavansa johtajaltaan arvostusta.

Harhaisuutta hullumpaa on se, että olen työelämässä tavannut useita johtajia, jotka ovat kahdenkeskisessä keskustelussa sanoneet, että sillä ei ole mitään väliä miltä työntekijästä tuntuu kunhan syntyy tulosta. Tämä on niin monella tasolla surullista ja väärin, että tyydyn vain toteamaan, että tutkimusten mukaan yritykset joissa työntekijät ovat sitoutuneet ja kokevat olevansa arvostettuja, tekevät 22% parempaa tulosta ja ovat keskimäärin kolme kertaa vähemmän sairaina. Enkä edes jaksa mennä moraalisiin kysymyksiin, joiden vastaus oikeasta ja väärästä pitäisi olla ilmiselvää jokaiselle.

Kokonaisuudessa top 8 lista johtajan tärkeimmistä ominaisuuksista työntekijöiden mukaan oli:

  • kyky saada työntekijä tuntemaan itsensä tärkeäksi ja arvostetuksi
  • rehellisyys ja vilpittömyys
  • johdonmukaisuus
  • kyky kuunnella ja pyrkiä ymmärtämään kuulemansa
  • taito määritellä ja kertoa tavoitteet (strategia)
  • sitoutuminen (yrityksen) missioon ja visioon – eli merkitykseen
  • kyky ymmärtää myös työntekijän näkökulma
  • taito kommunikoida asiakkaan tarpeet ja kokemukset.

Lopuksi hieman itsearviointia

Oheinen lista toimii erinomaisena itsearviointipohjana jokaiselle parempaan johtajuuteen tähtäävälle. Mutta muista olla rehellinen. Ohjaa ego hetkeksi katsomaan vaikka televisiota ja mieti kuinka hyvin sinä toteutat listaa kohta kohdalta. Anna arvosana 1-10 (10 paras) seuraavan listan jokaiselle kohdalle ja pohtimisen jälkeen mieti kuinka voisit parantaa tulostasi:

  1. saan ihmiset organisaatiossani tuntemaan itsensä tärkeiksi ja arvostetuiksi
  2. olen rehellinen ja vilpitön
  3. toimin johdonmukaisesti
  4. kuuntelen ja pyrin ymmärtämään kuulemani
  5. kommunikoin selkeästi organisaation vision, mission ja strategian
  6. sitoudun yrityksen arvoihin ja merkitykseen
  7. ymmärrän työntekijöiden näkökulman
  8. kommunikoin asiakkaan tarpeet ja kokemukset

Voit myös ladata seuraavasta linkistä excel-taulukon, jonka avulla voit pitää kirjaa kehityksestäsi: EBL_johtajuuden_itsearviointi-v1_2017

Seuraavassa kirjoituksessani annan muutamia vinkkejä ja omia käytännön oivalluksia arjesta.Sitä odotellessa palautan mieleen sen tärkeimmän tekijän:

“Kyse ei ole koskaan minusta, kyse on aina sinusta!”

Kirjoitukseen käytetty aika: noin 4 tuntia
Kirjoituksen lähteenä ja inspiraationa: People With Purpose, Kevin Murray

Voit ostaa tämän artikkelin inspiraationa toimineen kirjan esimerkiksi alla olevasta linkistä. Linkitys on nyt brittien Amazoniin, joten tilatessa ei tarvitse miettiä tulleja tai muita ostamista hankaloittavia tekijöitä. Tarvitset vain Amazonin tilin ja pistät tilaukseen. Lyhyesti: Loistava kirja, johon tulen palaamaan vielä useasti.

Share