Kuinka voit antaa palautteen rakentavasti?

”Toi on kyllä ihan paska.”

Valitettavasti yllä oleva lainaus on palautteen aloitus omasta keskenkasvuisesta suustani noin kymmenen vuoden takaa. Puolustuksekseni sanottakoon, että olen syntynyt Porin lähettyvillä ja asunut 22 ensimmäistä elinvuottani niillä nurkilla. Satakuntalainen tapani esittää palautetta ei tuolloin vielä ollut ohjelmoitu pois. Koin vilpittömästi, että suoralla puheella päästään heti asiaan ja näin hommat etenevät sukkelasti. En siis todellaan esittänyt asiaa kuten se pitäisi:

Kirjoitus jatkuu kuvan jälkeen.

Mikä vittu teitä porilaisia vaivaa?

Porispäi tapa puhua on aina ollut kauniisti laitettuna osastoa tyly. Syystä tai toisesta tämä ”tylytys” koetaan niilmai oikeaksi tavaksi. Ei mitään herroje liirumlaarumii, vaan töissä asiat asioina ja rakkaudentunnustukset sitten omalla ajalla. Toki minä kärjistän, se on mieleenpainuvan tarinankerronnan perusjuttuja. Eivät tietenkään kaikki porilaiset ole verbaalisesti invalideja – on siellä paljon muualtakin Suomesta muuttaneita.

No mutta takaisin tarinan alkuun. Ihminen, jota onnettoman huonolla palautteellani opastin, istui kanssani myöhemmin iltaa ja otti tapani ohjata puheeksi: ”Jukka, mulla kesti jonkin aikaa ymmärtää, että sä et ole kusipää. Sä vaan sanot asiat vähän liian tylysti. Ootko harkinnut, että voisit hiukan loiventaa ilmaisua?”

BOOM!

Silloin se iski. Tietoisuus siitä, että suora puhe ei ollut paras tapa antaa palautetta Etelä-Helsingissä. Olin toki jo epäillyt jotain tämän suuntaista, sillä helsinkiläisten tapa kommunikoida tuntui oudon mukavalta. Ihmiset olivat jotenkin – kuinka sen nyt sanoisi – kiltimpiä toisilleen? Tämä oli sekä pelottanut että kiehtonut minua, mutta en varsinaisesti ollut osannut laittaa sormea asian päälle.

Tämä yksi palautekeskustelu sai minut tietoiseksi omasta nykyiseen ympäristööni epäsopivasta ohjelmoinnista ja päätin siltä istumalta pyrkiä parantamaan tapani. En suinkaan väitä, että olisin oppinut kerrasta, mutta muutoksen siemen oli kylvetty ja karkeuteni laimeni pikku hiljaa.

“Prosessin tehtävä on ohittaa ihmisluonto” Jari Sarasvuo

Olen luonnostani ihmisiä hämmentävä yhdistelmä luovuutta ja prosessidiggaria. Jälkimmäisen ominaisuuteni johdosta olen kehittänyt itselleni lukuisia tapoja kaitsea luovaa hedonistia sisälläni.  Niinpä tässä kontekstissa kehitin palauteprosessin, joka meni suurin piirtein näin:

  1. Määrittele työn tavoitetaso.
  2. Kysy kuulumiset ”miten menee, miltä tuntuu, miltä vaikuttaa”
  3. Kysy mitä tässä työvaiheessa tulee arvioida ja mitä ei (kaikki tietävät että keskeneräistä työtä ei saa tuomita)
  4. Kerro kokemuksesi ja keskustele aiheesta tekijän kanssa
  5. Jos kokemukset poikkeavat, perustele mielipiteesi. ”Musta tuntuu” ei ole validi peruste, ei vaikka olisi millainen sulka hatussa.
  6. Pyri kertomaan kuinka kokemusta voisi parantaa, jotta se olisi toimivampi. Toisen pienenkin työn dumaaminen vailla perusteita on äärimmäisen huonoa palautetta.
  7. Älä pelkää muuttaa mielipidettäsi, jos toisen argumentaatio on parempi. Älä koskaan tee asiakastöitä egon avulla. Taide on asia erikseen.
  8. Toista prosessi riittävän usein. Varsinkin tuntemattomamman / junioritason tekijän kanssa parempi liian usein kuin harvoin. Kunnes yhteinen historia toisin todistaa, ei kommunikaatiota voi olla liikaa.
  9. Älä silti mikromanageroi, vaan luota tekijän ammattitaitoon. Mikromanagerointi tekee ihmisistä aloitekyvyttömiä ja vastuuta pelkääviä.
  10. Mikäli tekijä ei koe dialogia mielekkääksi, perustele miksi se on välttämätöntä ja hienotunteisesti vaadi omiin vastuisiisi vedoten, että kommunikaatiota on tapahduttava.
  11. Myöhemmällä iällä opin vielä, että älä poikkea prosessista. Jos et itse ehdi johtaa, valtuuta joku muu ohjaamaan. Tekijä on lähes aina liian lähellä tuotostaan, eikä kykene muistamaan isoa kuvaa. Tämä on myös oma kokemukseni sekä suunnittelijana että tekijänä. Ja tällaista palautetta olen myös saanut tekijöiltä itseltään.

Jos sitten syystä tai toisesta prosessia ei ole mahdollista kokonaisuudessaan noudattaa, tulee se tehdä riskeistä tietoisena.

Pienenä sivuhuomiona haluan mainita, että porilaisten lisäksi on olemassa pieni joukko ihmisiä, jotka eivät halua käyttää aikaa small talkkiin ja muuhun loiventeluun. Tärkeintä heille on kehitys ja tehokkuus, eikä heitä kiinnosta miltä palaute tuntuu. He myös kertovat melko pian, että ”anna palaute suoraan, kiitos.” – kokemuksesta voin myös sanoa, että prosessin rikkominen on yllättävän hankalaa, kun se on muuttunut automaatioksi.

Tiivistettynä

Todellisuudessa edellä esitetty palauteprosessi ei tietenkään ollut noin monimutkainen, eikä sitä edes kannata noin monimutkaisena yrittää muistaa. Homma menee yksinkertaisuudessaan about näin kuten alussa jo esitin:

Kirjoitus jatkuu kuvan jälkeen.

Tämäkään ei luonnollisesti ole absoluutti, vaan lokeroiden sisältö ja määrä riippuu tehtävästä, ihmisistä ja organisaatiomallista. /disclaimer

Mitä sitten tapahtui satakuntalaisuudelleni?

Kuten mainitsin, tulin ohjelmoineeni itseni uudelleen melko tehokkaasti. Paluu entiseen olisi vähän sama, kuin yrittäisi palata vanhaan käyttöjärjestelmään kun uusi on jo asennettu. Uskonkin, että karman käsi on pitkä enkä halua tulevalle minälleni paskaa niskaan. Pikemminkin pyrin hyvittämään parhaan taitoni mukaan mahdollista pahaa karmaani, toimimalla aina oikein kun mahdollista. Mutta aina teoria ei kohtaa käytäntöä, vähän samalla tapaa kuin porilaisella taparikollisella…

Ja jos muistat palautteen annosta yhden asian, muista tämä

Niin metsä vastaa kuin sinne huudetaan.

Share

And The Winner Is!

Week a go I placed a vote at Twitter if I should keep writing my blog in English or should I switch to Finnish?

The results are now close to ready, and based on the poll (69% of votes for Finnish) I will change the language.

Of course the poll was somewhat biased as most of my Twitter followers are Finn’s, but that being said, Twitter is also the source where most of the people come from.

So starting after this post the primary language of EBL will be Finnish. I keep it also possible, that if I am able to monetize my content I will future buy translations from services like Gengo or One Hour Translation. Both have proven to offer excellent quality at least in ENG-FIN -language pair.

I want to thank all of my international readers and wish you all the best in your pursuits of becoming an Ever Better Leader!

Share

Poll: EBL in English or in Finnish?

I founded my blog to write about ever better leadership and although the release rate has been slower for the past few months, there has been some traffic all the time.

But the one thing that I have been thinking – based on the traffic – has been if I should switch to my Finnish? Finnish is my native language and even though I feel very comfortable using English, there is no doubt that I am more capable of writing a lot better in Finnish.

The other pros and cons are that the leadership topic is quite saturated in English speaking areas, but in Finland there is more room to grow. On the contrary Finland is very small country in terms of population, only about the size of Atlanta, Sydney or Barcelona. That means that there are not that many people who would be interested in reading my passion about leadership, communication, empowerment, storytelling and marketing.

That is the reason why I will host a poll in Twitter where you can vote for the language you would prefer EBL be written in. Here is the link, please cast your vote now:

Thank you and see you soon, I will post the results and my decission in a week or two! 🙂

Share

Welcome to read my ”Ever better leadership” blog!

I feel that my mission is to help and enable people to get ever better. In addition to that, I have found out that my own learning improves as I process my experiences with as many senses as possible. These two reasons are the main motivators as to why I decided to start this blog.

The topics close to my heart, and which I plan mostly to write about, are:

  • Leadership
  • Motivating
  • Personal and spiritual growth
  • Leading oneself
  • Storytelling
  • Marketing communication trends and phenomenons
  • Technological advancement, like digitalization, IoT, AI, VR/AR/MR
  • Business development and strategy
  • Generating wealth

I read and listen to lots of books, watch videos and mine information from the Internet, and will most probably write down summaries about those. Sometimes I might fall into being provocative, and because of that I already express my apologies. I try my best to be ever better, and to remember that I have committed to work on behalf of humanity. All my actions are guided by brotherly love, and I believe that as long as I keep following that principle, this blog will generate good.

Ever better wishes,

Jukka Niittymaa

Share